管理员账号掌握着企业邮箱的全部开关。它能新增和停用成员、重置密码、改安全策略，还能调整群组和别名。设置一旦随意，员工邮件外泄或者业务突然断掉的风险都会上升，所以值得提前想清楚谁能做什么。
管理员平时都在处理什么
日常事务大致落在四类上：
- 成员增减：新人入职当天开邮箱；离职的人先转交邮件，再停用邮箱。
- 密码与登录：成员忘记密码时协助找回，同时确认他已开启二次验证。
- 群组与别名：销售、客服这类多人协作的岗位，适合建共享地址，而不是让大家共用一个个人账号。
- 安全巡检：留意异常登录提醒，定期看一眼转发规则。有人偷偷把邮件转到外部地址，往往就是从这里发现的。
一家三十人设计公司的交接之痛
这家公司的行政主管同时兼任邮箱管理员。她离职时没有交接，账号和密码只留在她自己的电脑里。第二周财务要给新来的会计开邮箱，才发现后台没有任何一个可用的管理员。只能走平台的身份核验，前后拖了将近一周。
事后他们做了两件事。一是设两名主管理员，手机号分别绑定给不同的人，密码统一存进公司的密码库，由行政负责人保管。二是把邮箱交接写进离职流程：员工离职当天，管理员先确认邮件已经转交，再停用邮箱。注意是停用，不是删除。
权限怎么分层
管理员账号不适合人人都有。比较稳妥的做法是分三层：
- 主管理员（1至2人）：管域名、计费和全局安全策略。这些人越少越好。
- 部门管理员：只负责本部门成员的开通和密码重置，不碰全局设置。
- 普通成员：只用自己的邮箱，不进后台。
权限给得越窄，误操作或账号被盗时波及的范围就越小。这个道理不复杂，难的是执行时别因为“方便”又把权限放回去。
安全设置的几个底线
- 管理员账号必须开启二次验证，验证设备尽量选公司持有的手机或号码，别绑在某个人的私人设备上。
- 不要多人共用一个管理员账号。每个操作的人都该有独立身份，出了问题才查得清是谁做的。
- 定期翻一下管理员操作记录，重点看批量导出、转发规则修改，以及新增的第三方应用授权。
- 密码定期更换，并且不要和其他系统用同一个。
一次误删邮箱的复盘
一家电商公司的运营同事离职，管理员在后台直接删除了他的邮箱。两天后客户要求调出三个月前的报价邮件，怎么也找不到。删除之后，邮件数据没法恢复。
之后公司定下规矩：删除邮箱前必须完成三件事。导出或转交重要邮件；确认没有进行中的业务；由第二位管理员复核。实际上多数情况下只停用不删，给团队留出时间处理遗留事项，这一步最省事。
常见问题
管理员忘记密码怎么办？
如果还有其他管理员在线，让对方在后台重置就行。如果所有管理员都登不上，就得通过阿里云官方渠道提交企业身份材料，按流程完成核验，这一步通常比想象中慢。所以备用管理员和绑定信息最好提前记下来。
子管理员能设置哪些权限？
可选项会随平台版本和套餐变化，以后台实际显示为准。常见的是限定其管理的部门或成员范围，并关闭全局安全策略的修改权限。正式开通前，可以先用测试账号确认一下边界在哪里。
文中案例为示意，操作界面和功能名称可能随平台更新而变化。实际设置时，请以阿里云企业邮箱官方文档和后台提示为准。
