阿里云企业邮箱的地址由“用户名@域名”两部分组成。用户名由管理员分配，域名是企业在阿里云中绑定并验证过的域名。比如 zhangsan@example.com 就是标准格式。先把这个规则弄清楚，后面添加域名、配置客户端时能少走弯路，收不到邮件之类的问题也能提前避开。
用户名和域名各有什么要求
两部分的约束不同，分开看比较清楚。
- 用户名：可以使用字母、数字、英文句点、下划线和短横线，不能以句点开头或结尾，也不能带空格或中文。登录和收信一般不区分大小写，建议统一用小写，发给同事或写进通讯录时不容易出错。
- 域名：必须先在阿里云控制台添加，并完成所有权验证。域名没验证，就建不出可用的邮箱，后面的步骤都走不下去。
整个地址里只能有一个 @。多写或少写，地址都不成立。
个人邮箱和企业邮箱的地址差在哪
个人邮箱一般使用平台提供的公共后缀，用户名可以自己挑。企业邮箱使用企业自有域名，地址由管理员在后台统一创建，员工没有决定后缀的权限。
功能上，企业邮箱多了成员管理、别名、邮件组和安全审计，团队协作更顺手。下面讲的主要是企业邮箱的场景。
实际案例：一家服装电商怎么设置邮箱
服装电商“云衣坊”的域名是 yunyifang.com。之前他们用好几个免费邮箱收发业务邮件，客户经常分不清哪个是正式联系人，财务对账也乱成一团。运营负责人决定迁到阿里云企业邮箱，按下面的步骤做。
- 在控制台添加 yunyifang.com，系统会给出一条用于验证的 TXT 记录。
- 到域名解析服务里添加这条记录，等解析生效后回控制台点击验证。
- 把域名的 MX 记录指向控制台给出的邮件服务器地址。MX 决定外部邮件投递到哪台服务器，填错了客户来信会丢失或被退回，这一步要和控制台原文逐字对照。
- 给员工建个人地址，比如 zhangsan@yunyifang.com、lisi@yunyifang.com。
- 给客服和财务建公共地址，即 kefu@yunyifang.com 和 finance@yunyifang.com。这类地址可以设成邮件组，几个人同时收信，不必各占一个账号。
做完之后，张三的地址是 zhangsan@yunyifang.com，符合标准格式。客户来信直接进入客服邮件组，团队也不再靠个人免费邮箱对外回复。
配置时常见的几类错误
- 域名写错：把 yunyifang.com 写成 yunyifang.cn。后者没有添加和验证，地址发不出也收不到。
- 用户名含非法字符：比如“张三@yunyifang.com”，带中文的用户名系统不会创建。
- 员工还用个人邮箱对外：客户看到的地址五花八门，品牌不统一，对方也不好确认身份。
- 验证一直不通过：刚添加记录就点验证，多半是 DNS 缓存还没更新。稍等一段时间再试即可。
邮件客户端的收发服务器参数
在 Foxmail、Outlook 等客户端里收发邮件，需要手动填写服务器信息。下面是常见参数，具体数值以控制台的“客户端设置”页面为准，两边不一致时同样以控制台为准。
- 账号：填写完整邮箱地址，例如 zhangsan@yunyifang.com。
- 收信（IMAP）：imap.qiye.aliyun.com，端口 993，启用 SSL。
- 收信（POP3）：pop3.qiye.aliyun.com，端口 995，启用 SSL。
- 发信（SMTP）：smtp.qiye.aliyun.com，端口 465（SSL）或 587（TLS），需要身份验证。
- 密码：邮箱登录密码。如果企业开启了额外的安全验证，按控制台提示操作。
张三在 Foxmail 里新建账户，输入完整地址后按上表填好收发服务器。先给自己发一封测试邮件，确认收发正常，再同步到手机端。
日常管理的几个习惯
- 先定命名规则：常见做法是用姓名拼音或工号。规则定下来就写进入职手册，减少重名和随手乱起的地址。
- 个人和公共地址分开：客服、财务、招聘这类职能用公共地址或邮件组，人员换岗时对外的联系方式不用跟着改。
- 定期核对解析记录：域名服务商调整或迁移后，MX 和验证记录可能发生变化。定期核对一次，能避免收信悄悄中断。
- 离职先交接再停号：停用账号前，把重要邮件转给接手的人，再设置自动回复，告诉外部联系人新的对接人。
