不少小团队到现在还在用个人邮箱跟客户联系。对方收到的是 xxx@163.com，很难让人觉得这是一家正经公司。人员一变动，邮件和客户资料也跟着散掉，接手的人只能从头问。企业阿里云邮箱用公司自己的域名收发邮件，账号和安全设置由管理员统一管理。下面说清楚怎么选、域名怎么配、几个人用时怎么管，最后用一个迁移案例把步骤串起来。
企业邮箱和个人邮箱差在哪
个人邮箱是你自己的账号，密码、备份和通讯录都要自己负责。企业邮箱的关键在于域名归公司，账号由管理员统一开通和停用。管理员可以批量新增员工、设置统一的密码要求、查看登录记录，还能建 sales@、service@ 这类共享邮箱，让销售或客服的来信不只留在某个人的收件箱里。员工离职时，邮件可以转给接手的人，不用等本人回来找。
开通前先准备好这几样
- 域名。需要一个公司名下的域名，并且自己能修改 DNS 解析。备案状态也要提前确认。如果域名登记在别人名下，先处理归属，否则后面的验证会卡住。
- 员工名单。提前定好姓名、部门和邮箱前缀。前缀一旦对外用开，改起来会牵连客户和签名，最好一次定准。
- 旧邮箱里要留的东西。挑出需要保留的历史邮件和联系人，避免迁移时漏掉。
- 管理员。选一到两人负责后台，并开启双因素认证。管理员账号一旦被盗，影响的是整个公司。
域名解析怎么做
域名配置决定邮件能不能正常收发，步骤顺序不能乱。大致是这样：
- 在阿里云企业邮箱后台添加域名，记下后台给出的 TXT 验证值。
- 到域名服务商那里添加这条 TXT 记录，等后台验证通过。
- 配置 MX 记录，让发给这个域名的邮件转到阿里云邮箱服务器。
- 配置 SPF、DKIM 和 DMARC。这三条记录告诉收件方，这封邮件确实来自本公司。缺一条，邮件被当成垃圾邮件的概率会明显升高。
- 批量导入员工账号，用网页端和手机客户端各发一封测试邮件，再收回来看看。
DNS 记录快的几分钟生效，慢的要等几个小时。迁移前可以先把 TTL 调低，这样真出了问题，改回去也快。
几个人用，划不划算
价格和套餐条款会变，具体以阿里云官网当下的报价为准，这里不替你估算金额。判断时更实用的是先数清三件事：要几个正式账号，要几个共享邮箱，是否需要统一的管理后台和登录日志。如果只有两三个人，只要基础收发，个人邮箱加域名转发也能凑合用。但只要有人离职、客户资料要交接，统一管理的价值通常就超过了多出来的那部分成本。
迁移案例：一家服装设计公司的做法
下面这个例子是综合整理的，用来说明步骤，并不代表某家公司的实际数据。
设想一家约 30 人的服装设计公司。大家多年来各用各的个人邮箱，客户常说收不到报价单，设计稿的往来散落在不同人的邮箱里。有位设计师离职后，他经手的客户邮件基本找不回来，这才下定决心迁移。
计划分五段走：
- 第一周，盘点。管理员列出所有员工账号，和大家一起确认哪些邮件要留。
- 第二周，配域名。把 TXT、MX、SPF、DKIM 配好，再用外部邮箱来回测试几次。
- 第三周，开账号。批量创建员工邮箱，给销售和客服各建一个共享邮箱，并指定具体负责人。
- 第四周，搬历史邮件。员工用邮件客户端导出旧邮件，再导入新邮箱。超大附件的邮件单独处理，别和普通邮件混在一起导。
- 第五到六周，过渡。旧邮箱设置自动转发，同时通知客户改用新地址。两周后再停用旧邮箱。
过程中碰到两个问题。一是部分客户的邮件服务器对 DMARC 比较敏感，测试期间有几封邮件进了垃圾箱。管理员核对 DKIM 签名后问题解决。二是设计师习惯用手机收信，需要逐台配置 IMAP 账号。迁移完成后，公司把离职交接写进了流程：离职前由管理员把邮件转给接手人，再停用账号。
日常管理和安全设置
账号与权限
按部门分组，权限也按组分配。普通员工只管自己的邮箱，不需要后台权限。共享邮箱一定要指定具体负责人，否则所有人都能删邮件，出了问题也说不清是谁删的。
安全设置
- 双因素认证要开，管理员账号尤其要开。
- 设定密码长度和更换周期，禁止与旧密码重复。
- 定期翻看登录日志。看到异地或深夜的登录记录，当天就要核实，不要拖。
- 设置发信频率上限。账号被盗后，常见用途就是群发垃圾邮件，频率上限能及时卡住。
离职交接
离职流程里加一步邮箱处理：先转交或备份邮件，再设置自动回复告诉联系人新负责人是谁，最后才停用账号。停用不等于删除，法务或审计需要查时，邮件还在。保留多久，以公司制度为准。
常见问题
能否继续使用 Outlook 或其他客户端？
可以。企业阿里云邮箱支持 IMAP、POP3 和 SMTP 协议，员工填入服务器地址和账号密码即可。具体端口和加密方式请以后台提供的配置说明为准。
邮件进垃圾箱怎么办？
先检查 SPF、DKIM、DMARC 三条记录是否齐全、写法是否正确。然后看看发出的内容是否带了大量链接或附件，并避免短时间内向大量陌生地址群发。
旧邮件能一次性全部迁移吗？
可以通过邮件客户端导出再导入，但数据量大时会花不少时间。建议先迁近一年的邮件，历史归档分批处理。
企业邮箱的好处主要是域名统一、账号集中管理，人员变动时交接也不乱。迁移前把域名和员工名单理清，过渡期别急着停掉旧邮箱，大部分问题都能在这段时间里暴露出来。
