怎么设置腾讯企业邮箱的归档功能和权限管理？

邮件归档系统能永久保存企业所有邮件往来记录，建立完整的电子证据链。该功能特别适用于金融、法律等对数据留存有严格要求的行业，确保企业快速检索历史邮件，同时满足《网络安全法》等法规的审计要求。启用后，新收发邮件将自动进入归档库，形成不可篡改的数据档案。

二、开通邮件归档的前置流程

创建人或超级管理员需登录企业微信管理员后台，进入【协作—收发信管理—邮件归档】模块。首先下载《腾讯企业邮箱邮件归档开通确认函》，填写企业信息并加盖公章后提交申请，通常需要3个工作日完成审核。值得注意的是，归档功能仅对VIP账号的收发邮件生效，普通账号邮件不纳入归档范围。

三、分级管理员权限体系搭建

腾讯企业邮箱采用多级管理架构，支持设置主管理员和子管理员：

• 主管理员：拥有全局权限，包括添加/删除所有成员、修改企业域名等核心功能
• 子管理员：可分为部门管理员、区域管理员等角色，仅管理指定范围内的成员和数据

在【管理员设置→角色管理】中新建角色时，需明确勾选“成员管理”“部门管理”等权限，同时取消“全局管理”等高风险权限。

四、邮件归档管理员设置规范

归档系统需单独设立归档管理员，该角色更换不影响历史归档记录。设置路径为【管理工具-安全审计-邮件归档】，输入指定邮箱后系统将发送激活邮件。归档管理员需使用独立密码登录系统，确保操作权限与普通邮箱权限隔离。

五、审计员权限配置与数据隔离

审计员可通过微信扫码进入归档库，其权限需单独配置：

• 支持设置多个审计员，创建人和VIP成员可担任此角色
• 可限定审计范围，例如仅允许查看销售部门的归档邮件
• 权限细分为重新投递和保存附件等操作权限

部门管理员仅能查看本部门邮件统计，无法跨部门访问数据，实现有效隔离。

六、公共邮箱的归档管理要点

公共邮箱需通过【管理后台→协作→邮件→邮箱管理→公共邮箱】创建。基础版支持创建3个公共邮箱，若需在Foxmail等第三方客户端登录，必须设置客户端访问限制。所有公共邮箱的邮件往来同样适用归档规则，VIP账号对应的公共邮箱邮件将自动归档。

七、服务到期与归档数据处置

归档功能到期后，历史归档数据仍可临时访问（30天内），但新增邮件不再归档。期间重要邮件可通过手动导出或自动转发至其他邮箱进行备份。续费后新邮件将自动恢复归档，但到期期间未归档的邮件无法补存。

八、归档系统的日常运维管理

归档管理员登录系统后可进行多种操作：

停止归档功能需创建人微信扫码确认，关闭后将无法查看历史归档邮件。