在通过企业邮箱签订合同前，需完成以下关键准备：
- 账户实名认证：确保发件人邮箱已完成企业实名认证，显示官方域名后缀
- 标准合同模板：提前准备带有法律条款编号的标准化合同文本
- 数字证书准备：联系邮箱服务商开通电子签名功能，下载个人数字证书
根据《电子签名法》第十四条规定，可靠的电子签名与手写签名具有同等法律效力
合同发送的规范流程
发送合同邮件时应遵循标准化流程：
| 步骤 | 操作要点 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 1.主题标注 | 注明“合同审核/签订”及合同编号 | 避免使用模糊表述 |
| 2.附件管理 | PDF格式+Word原稿双重附件 | 设置打开密码 |
| 3.正文说明 | 列明主要条款及签署期限 | 重点标注修改内容 |
电子签名的实施步骤
完成有效的电子签名需要以下步骤：
- 在邮箱设置中启用“安全发送”功能
- 对合同附件进行数字签名（时间戳哈希加密）
- 要求收件方通过原路径回复确认邮件
- 保存带有数字证书的签名副本
安全性保障措施
确保合同签署安全的关键措施：
- 传输加密：使用TLS/SSL协议加密邮件传输过程
- 身份验证：通过二次验证确认签署人身份
- 存证保全：利用邮箱服务的云存证功能固定电子证据
- 防篡改技术：采用哈希值校验确保文件完整性
合同管理与归档
签署完成后应建立完善的归档体系：
- 按年度-合同编号建立分级文件夹
- 保存完整邮件往来记录（含头文件和时间戳）
- 定期备份至独立存储设备
- 设置访问权限管理制度
风险防范与争议处理
需要注意的法律风险防范要点：
最高人民法院司法解释明确，经数字签名的邮件数据可作为诉讼证据
- 避免使用个人邮箱发送正式合同
- 及时通过公证处固化电子证据
- 争议发生时立即申请证据保全
- 保留邮箱服务商提供的认证报告
内容均以整理官方公开资料，价格可能随活动调整，请以购买页面显示为准，如涉侵权，请联系客服处理。
本文由星速云发布。发布者：星速云。禁止采集与转载行为，违者必究。出处：https://www.67wa.com/122013.html
